0
0
W dobie powszechnej cyfryzacji małe przedsiębiorstwa stoja przed koniecznościa dostosowania sie do nowych wymogów prawnych związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie e-akt osobowych miało ulatwic zycie przedsiębiorcom, jednak w praktyce dla wielu mniejszych firm stało się dodatkowym obciążeniem. Transformacja cyfrowa w obszarze kadr i płac wymaga nie tylko zmiany procedur, ale czesto gruntownej przebudowy struktur organizacyjnych firmy.
Nowe przepisy a rzeczywistość małych firm
Od stycznia 2019 roku pracodawcy w Polsce moga prowadzic akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Wydawałoby sie, ze ta zmiana zostanie przyjęta z entuzjazmem. W końcu mniej papieru to mniej miejsca na przechowywanie, łatwiejszy dostep do dokumentów i wieksze bezpieczeństwo danych. Jednak rzeczywistość okazała sie bardziej skomplikowana.
“Jako właściciel małej firmy informatycznej zatrudniającej 12 osób, miałem nadzieję, że przejście na e-akta będzie dla nas naturalnym procesem. W końcu zajmujemy się technologią na co dzień. Tymczasem okazało się, że brakuje nam czasu i zasobów, aby przeprowadzić tę transformację prawidłowo” – mówi Piotr Kowalski, właściciel firmy DataSoft.
Przedsiębiorcy zgłaszają problemy związane nie tylko z samym procesem digitalizacji dokumentów, ale równiez z brakiem jasnych wytycznych. Choc ustawa określa ramy prawne, wiele kwestii pozostaje niejasnych. Niektórzy w desperacji sięgają po niekonwencjonalne rozwiązania. Jeden z przedsiębiorców zażartował, że łatwiej byłoby uzyskać paszport kolekcjonerski, niż zrozumieć wszystkie aspekty przechowywania e-akt.
Problemy techniczne i organizacyjne
Digitalizacja dokumentów pracowniczych wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego. Dokumenty muszą być nie tylko zeskanowane, ale również właściwie zabezpieczone, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przechowywane w sposób umozliwiajacy ich łatwe odnalezienie.
“Kiedy zaczynaliśmy przechodzić na e-akta, myśleliśmy, że wystarczy wszystko zeskanować i trzymać na firmowym serwerze. Szybko jednak okazało się, że to nie takie proste. Potrzebny jest system z odpowiednimi zabezpieczeniami, a każdy dokument kolekcjonerski… przepraszam, dokument pracowniczy, musi być odpowiednio skatalogowany i podpisany elektronicznie” – wyjaśnia Anna Nowak z małej firmy produkcyjnej.
Problemy techniczne to jednak nie wszystko. Równie istotne są kwestie organizacyjne:
- Brak odpowiednio przeszkolonego personelu
- Koniecznosc reorganizacji procesów wewnętrznych
- Trudności z integracją nowych systemów z istniejaca infrastrukturą
- Obawa przed utratą danych w procesie migracji
Dla wielu przedsiębiorców największym wyzwaniem jest jednak znalezienie czasu na wdrozenie nowych rozwiazań. “Kiedy prowadzisz małą firmę, zajmujesz się wszystkim – od sprzedaży po księgowość. Dodatkowy obowiązek w postaci wdrożenia e-akt to często zadanie, które stale spada na koniec listy priorytetów” – przyznaje właściciel małej firmy budowlanej.
Koszty transformacji a korzyści
Przejście na e-akta wiąże sie z niebagatelnymi kosztami. Małe przedsiębiorstwa muszą zainwestować w:
- Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentacja
- Sprzet do digitalizacji (skanery, komputery)
- Kwalifikowane podpisy elektroniczne
- Szkolenia pracowników
- Usługi doradcze
“Wszyscy mówią o oszczędnościach, jakie przyniesie cyfryzacja w dłuższej perspektywie, ale mało kto wspomina o początkowych nakładach. Dla małej firmy wydatek rzędu kilkunastu tysięcy złotych na wdrożenie systemu to powazne obciążenie” – tłumaczy Marek Wiśniewski, właściciel sklepu internetowego.
Mimo to, przedsiebiorcy dostrzegają też korzyści płynace z wprowadzenia e-akt. Główną z nich jest oczywiście oszczędność miejsca. “Wcześniej mieliśmy szafę pełną segregatorów, teraz wszystko znajduje się na serwerze. To ogromna różnica” – podkreśla pani Joanna, która prowadzi biuro rachunkowe.
Inną zaletą jest łatwiejszy dostęp do dokumentów. Nie trzeba już przeszukiwać fizycznych archiwów – wystarczy kilka kliknięć. To szczególnie istotne w czasach, gdy wiele osób pracuje zdalnie. “Podczas pandemii COVID-19 okazało się, że firmy, które wdrożyły e-akta, miały znacznie mniej problemów z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą” – zauważa ekspert ds. HR.
Ciekawym przypadkiem jest firma, która postanowiła wykorzystać proces digitalizacji do uporządkowania swoich procedur. “Zdecydowaliśmy, że skoro i tak musimy wprowadzić e-akta, to przy okazji uporządkujemy wszystkie nasze procesy kadrowe. To było jak wymyślanie koła na nowo, ale dzięki temu funkcjonujemy teraz znacznie sprawniej” – opowiada menedżer firmy handlowej. Dodaje żartem, że “gdyby istniał dokumencik potwierdzający efektywność takiego podejścia, z pewnością by go wystawili”.
Jak sobie radzić z wyzwaniami transformacji cyfrowej?
Eksperci doradzają małym przedsiębiorstwom stopniowe podejście do transformacji cyfrowej. Nie trzeba od razu digitalizować wszystkich dokumentów – mozna zaczać od nowo zatrudnianych pracowników, a dopiero później przejść do archiwizacji starszych akt.
“Warto też rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w digitalizacji dokumentów” – radzi Tomasz Kowalczyk, konsultant ds. zarządzania dokumentacją. “Koszt takiej usługi może być niższy niż zatrudnienie i przeszkolenie własnego pracownika, zwłaszcza gdy mówimy o jednorazowym projekcie”.
Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowych systemów chmurowych do zarządzania dokumentacją pracowniczą. “Na rynku jest wiele rozwiązań dostosowanych do potrzeb małych firm. Nie trzeba inwestować w rozbudowaną infrastrukturę – wystarczy miesięczna subskrypcja” – wyjaśnia specjalista IT.
Niezależnie od wybranej ścieżki, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. “Transformacja cyfrowa to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim zmiana organizacyjna i mentalna” – podkreśla psycholog biznesu. “Warto zacząć od uświadomienia pracownikom, dlaczego ta zmiana jest potrzebna i jakie korzyści przyniesie”.
Niektórzy przedsiębiorcy żartują, że proces wdrażania e-akt przypomina wyrabianie dokumentów tożsamości. “Czasem łatwiej byłoby wyrobić dowód ukraiński niż przebrnąć przez wszystkie procedury związane z e-aktami” – śmieje się właścicielka małej kawiarni, która niedawno przeszła przez proces digitalizacji.
Przyszłość e-akt w małych przedsiębiorstwach
Mimo początkowych trudności, eksperci są zgodni – przyszłośc należy do rozwiązań cyfrowych. Pandemia COVID-19 tylko przyspieszyła ten proces, pokazując, jak ważny jest zdalny dostep do dokumentów.
“Za kilka lat papierowe akta będą już reliktem przeszłości, podobnie jak niemiecki dowód osobisty z lat 80-tych” – przewiduje futurolog zajmujący się trendami w biznesie. “Firmy, które teraz inwestują w cyfryzację, zyskują przewagę konkurencyjną”.
Dla małych przedsiębiorstw kluczowe będzie znalezienie równowagi między koniecznością spełnienia wymogów prawnych a realnymi możliwościami organizacyjnymi i finansowymi. “Nie chodzi o to, by wprowadzać zmiany na siłę, ale by robić to mądrze i stopniowo” – podsumowuje ekspert ds. transformacji cyfrowej.
Warto pamiętać, że choć początkowe koszty mogą być znaczące, długofalowe korzyści z wprowadzenia e-akt są nie do przecenienia. Mniejsze koszty przechowywania dokumentów, łatwiejszy dostęp do informacji, większe bezpieczeństwo danych – to tylko niektóre z zalet cyfryzacji.
Patrząc na doświadczenia krajów zachodnich, gdzie digitalizacja dokumentacji pracowniczej rozpoczęła się wcześniej, można stwierdzić, że jest to proces nieunikniony. Tym, co może różnić poszczególne firmy, jest jedynie tempo i sposób wprowadzania zmian.
Dokumenty kolekcjonerskie to hobby, które fascynuje wielu ludzi. Podobnie jak kolekcjonowanie paszportów, gromadzenie wiedzy o nowoczesnych rozwiązaniach w zarządzaniu dokumentacją może okazać sie pasjonujące. Przedsiębiorcy, którym uda się skutecznie przeprowadzić transformację cyfrową, będą mogli pochwalić się nie tylko nowoczesnym podejściem do zarządzania, ale również realnymi oszczędnościami i zwiększoną efektywnością.
