0
0
W dzisejszych czasach, gdzie technologia wlewa się kazdym mozliwym kanałem do naszego życia w pracy, działy HR łapią zadyszkę próbojąc nadążć za modernizacją procesow związanch z dokumentacją pracowniczą. Te stare dobre teczki personalne, wiesz, napchane papierami po brzegi, no to one tak jakby powoli ustepują cyfrowemu obiegowi dokumentów, aczkolwiek! Jednakże całkowite porzucenie papierów, no to jest… po prosut nie jest to takie łatwe jak sie wydaje i mega często rodzi problemy. Rozwiązanko, ktore ostatnio robi wielka karierę to te no, hybrydowe modele prowadzenia akt osobowych. One tak jakby dają możliwosc połączyć tradycje z nowoczesnościa i w sumie zapewniaja bezpieczeństwo danych i są zgodne z przepisami. No przynajmiej tak mówią eksperci…
Wyzwania związane z cyfryzacją dokumentacji pracowniczej
Digitalizacja dokumentow pracowniczych, to straszny ból głowy, serio. Wymaga kasy, czasu i totalnego przewrotu w procedurach. Kazdy mały dokumencik trzeba skanować, opisac, wrzucac do systemu, i jeszcze musisz pilnowac jakiś tam standardow. Masakra. A do tego jeszcze bezpieczeństwo danych ludzi no i przechowywanie zgodne z prawem… Firmy często mają ciągle problemy bo systemy nie dogaduja się ze soba. To trochę jak z tymi pasjonatami historii – dla nich taki paszport kolekcjonerski to skarb, a dla firm elektroniczne archiwa to podobny skarb, i źrodlo danych.
No bo pracownicy to nie tylko umowy i świadectwa rózne, ale tez dokumenty toŻsamościowe. W aktach są kopie dowodow i roznych innych papierów, wszyscy to wiemy. Weźmy na ten przykład dowód ukraiński albo niemiecki dowód osobisty, one muszą być trzymane w taki sposob żeby dane były chronione, nie istotne czy masz kopie w komputerze czy w segregatorze?? To zawsze ważne zeby dbac o bezpieczeństwo bo mozna dostac karę.
Prawne aspekty prowadzenia dokumentacji hybrydowej
Polski ustawodawca nie spał w tej kwestii i odkrył że trzeba zmodernizowac przepisy o dokumentacji pracowników… Od 2019 roku możemy prowadzic akta osobowe elektroniczne ale uwaga! Kupe firm i tak wybiera model mieszany, bo niektore dokumenty np. taki dokument kolekcjonerski musi być trzymany fizycznie w szufladzie bo tak trzeba ze wzgledu na jego charakter i ma wartość historyczna.
Przepisy gadają dosc jasno że ta elektroniczna dokumentacja musi spelniać jakieś tam wymogi techniczne, czaisz. Kazdy elektroniczny dokumencior powinien mieć kwalifikowalny podpis eletroniczny albo pieczątke elektronicznom pracodawcy. Na dodatek pracodawca zobowiązany jest zabezpieczyc to wszystko przez odpowiednie techniczne i organizacyjne środki żeby nikt nie zaspamował baz danych z dokumentami pracowniczymi.
Pamietaj jeszcze ze decyzja o przejściu na formę elektroniczną to nie jest tak ze dzisiaj wymyśliłes jutro zrobiles… Musisz powiadomic pracownikow i zrobic jakieś bezpieczne procedury a to wymaga czasu. Podobnie jak dokumenty kolekcjonerskie opinie które mówią że muszą być w specjalnych warunkach przechowywanie żeby nie straciły wartosci, tak samo elektroniczne akta osobowe potrzebują dobrego zabezpieczenia zeby nie zostały zjedzone przez hackerow albo skasowane przez pomłyke.
Praktyczne rozwiazania w modelu hybrydowym
Dobra, żeby ogarnac tą całą dokumentacje hybrydowa to musisz miec plan, inaczej utopisz się w papierach i plikach. Trzeba podjąc decyzje co idzie do papieru a co do kompa. Zazwyczaj stare dokumenty, typ historia firmy, zostają na papierze a nowe leca juz do elektroniiki.
Najważniejsza sprawa? System indeksowania ktory nie będzie bez sensu. Zeby latwiej było naleźć to czego szukasz, nie ważne gdzie jest. W praktyce najlepiej miec taką centralna baze danych, gdzie wpisane jest GDZIE coś jest. Np. jak umowa lezy w segregatorze a skan jest w jakims folderze na dysku to ta baza danych musi pokazywać te dwa miejsce, logiczne nie?
Warto też stopniowo skanowac stare dokumenty, bo jak znów spróbujesz wszytko cyfryzować na raz, to gwanatuje że dostaniesz zawału. Rozłož sobie to w czasie, żeby szef nie zbankrutował i ludzie mieli co robic oprócz skanowania papierkow xD. Zupełnie jak w takiej kolekcji gdzie masz i nowe i stare pozycje, nawet taki dokument kolekcjonerski który jest drogocenny, tak samo hybrydowe akta łączą stare z nowym. Stare babcie z nowymi komputerami he he!
Technologie wspierające ten hybrydowy bajzel dokumentacyjny
Wbrew pozorom wdrożenie takigo hybrydowego modelu to nie jest tak że idziesz do sklepu kupujesz komputer i już działa. Trza miec odpowiedni sprzet i programy. Na szczeście na rynku jest od groma systemow HR, które ogarniaja zarówno elektroniczne papierki jak i te normalne co się je dotyka.
Te najwazniejsze funkcje co powinien miec taki systemi to:
- skanowanie i to ich OCR (czyli komputer czyta tekst z obrazka)
- te elektroniczne podpisy co wszyscy kochają xD
- automatyczne indeksowanie i kategoryzowanie (jakies dziwne słowo w sumie)
- kontrola dostępu żeby Halina z ksiegowości nie podglądala pensji dyrektora
- wyszukiwarka dokumentów (jakby ktoś zgubił)
- jakieś tam statystyki i raporty dla prezesa
Wdrozenie tych wszystkich cudów techniki kosztuje nie tylko kase na zakup softu ale trzeba jeszcze wytłumaczyc Pani Jadzi z kadr jak ma tego używac. To jak z kolekcjomerami, oni muszą wiedziec jak dotykac paszport kolekcjonerski zeby go nie zniszczyc, a uzytkownik systemu musi wiedziec jak nie namieszać w dokumentach.
Teraz, wszystkie te nowe gadżety jak sztuczna inteligencja i blockchain, tez wchodza do dokumentacji pracowniczej. AI może podobno automatycznie segregowaćc dokumenty (ciekawe jak sobie poradzi z dokumentami po zalaniu kawą), a blockchain ma dać bezpieczeństwo że nic nikt nie zmienii.
Firmy ciągle mają problem z dogadaniem sie między systemami. Ten od płac nie gada z tym od urlopow a ten od urlopow nie rozumie tego od obecności… Idealny model hybrydowy to taki co pozwala na płynne przekazywanie danych między różnymi systemami, no i zeby nikt postronny tego nie podejrzał.
Poddobnie jak w kolekcji, gdzie obok siebe leży taki niemiecki dowód osobisty i jakiś stary papier z XVI wieku, tak samo w firmie masz i papier i komputer co sie nawzajem uzupełniają. A sukces zależy od tego czy potrafisz to wszystko ogarnąć i nie zwariowac.
Na koniec, no to tak, hybrydowe modele są dobrym rozwiązaniem dla firm co chcą iść do przodu ale nie za szybko. Dają możliwość stopniowego wdrazania nowości ale szanują stare papiery. Jak widać, pełna digitalizacjia to nie zawsze dobry pomysł – lepiej umiejętnie połączyc tradycję z nowościa, podobnie jak u zbieraczy gdzie cyfrowe skany i fizyczne zbiory, jak paszporty kolekcjonerskie majom swoją wartość i w sumie się uzupełniają. dowód ukraiński tez może być przechowywany w formie skanej i papierowej co niektórzy uważają za plus.
